Des rétrospectives orientées vision - éviter les actions d’améliorations inutiles

Comme la plupart d’entre vous le savent déjà, je suis assez friand d’amélioration continue. Je suppose que c’est à cause de l’idée d’admettre qu’il est impossible de prévoir le futur. Et par conséquent, si nous souhaitons nous améliorer, nous devons apprendre et nous adapter en conséquence au lieu d’essayer de faire de meilleures prévisions. Pas uniquement sur les projets, mais également sur la manière dont nous organisons notre travail.

Je vois l’amélioration continue comme un puissant levier à disposition des gens. Dans les équipes agiles, la rétrospective peut devenir un vecteur d’apprentissage. Il n’est pas inhabituel que des personnes, ayant perdu leur intérêt dans le travail après des années de politiques d’entreprise traditionnelles, se mettent à revivre. Tout d’un coup, elles sont écoutées ! La rétrospective devient leur outil pour contribuer à l’amélioration de l’organisation. Un air d’ouverture, de fraîcheur circule et dans la plupart des cas, ces personnes ont plein d’idées.

Bien que cela paraisse merveilleux, un danger se cache dans cet enthousiasme. Car que se passe t’il lorsque les gens ont de nouvelles idées ? Ils s’attendent à ce qu’elles soient toutes implémentées ?

Une rétrospective se focalisant sur une seule itération, la plupart des suggestions d’améliorations se basent sur ce qui s’est passé les x semaines précédentes. C’est pourquoi la plupart des équipes agiles semblent très peu s’améliorer au fil du temps. Bien sûr, beaucoup de choses changent d’une itération à une autre, mais très souvent, ce changement n’est proportionnel à l’effort fourni pour implémenter ces améliorations.

Ce qui manque est une vision à long terme. Quel est notre modèle idéal ? Comment voulons-nous travailler à long terme ? Comment allons-nous apporter de la valeur à nos clients ? Comment allons-nous nous intégrer avec le reste de l’organisation ?

Ce type d’exercice resemble à une utopie, mais regardez-bien la valeur que nous pourrions en tirer. Avoir un modèle idéal vous donnant la capacité de peser vos options. Pourquoi perdrions notre énergie sur des actions d’améliorations qui ne contribuent pas à nous rapprocher de notre modèle idéal . Il n’est pas inhabituel qu’une suggestion d’amélioration nous éloigne de notre état idéal. Et en plus, il s’agit tout simplement d’un exercice sympa que celui d’imaginer un monde idéal.

Ce type de processus est utilisé depuis longtemps dans d’autres domaines. Jetez un coup d’œil sur l’ouvrage Toyota Kata, si vous êtes intéressé par en savoir plus dans un contexte industriel.

Dans ce livre, vous pourrez lire le kata d’amélioration qui comportent 3 actions :

1. Comprendre les conditions actuelles
2. Identifier les différences avec la vision
3. Établir la nouvelle condition cible

Comme vous pouvez vous y attendre, il s’agit d’un modèle itératif, dans lequel vous allez parcourir le processus avec l’objectif de vous rapprocher de plus en plus de la vision

Je vais vous montrer comment j’utilise ce que j’entends par vision lors de rétrospectives agiles.

Visualiser l’état idéal

Si nous comprendre notre manière idéale de travailler, nous devons être capable de le faire facilement. Par conséquent, dans l’une de nos rétrospectives d’équipes, nous nous sommes focalisé à coucher par écrit notre futur idéal. Cette réunion fut très interactive, dans laquelle nous avons commencé par mettre par écrit tout ce qui comptait pour nous.

Puis nous avons essayé de regrouper les éléments par similarité ou par catégorie. Nous avons combiné des sujets en doublons ou similaires jusqu’à ce que le modèle soit suffisamment restreint pour être facile à comprendre, sans trop de pertes d’informations.

En fin de réunion, j’ai consolidé l’ensemble dans une carte heuristique. De cette façon, nous étions en mesure de pouvoir facilement réutiliser l’ensemble lors de futures rétrospectives.

Utilisation en tant qu’exercice de démarrage

Lors de certaines rétrospectives, nous pouvons utiliser la carte heuristique comme d’un point de départ. En parcourant les différentes catégories, nous identifions les écarts entre la réalité de maintenant et notre manière idéale de travailler.

Cet exercice s’avère être un excellent point de départ de discussion. Vous pouvez y joindre également différents autres exercices de rétrospectives, comme par exemple l’analyse de cause racine, le brainwriting, … Bref, tout type d’exercice permettant à l’équipe d’avoir des illuminations sur pourquoi un écart existe avec notre modèle idéale pour une catégorie donnée.

Finalement, nous pourrions arriver avec un ensemble d’actions à mener pour franchir l’étape suivante vers notre modèle idéal.

En utilisant ce format, nous supprimons le problème de choisir des actions d’améliorations se contredisant les unes les autres au fil du temps car vous démarrez l’exercice à partir de la vision.

Utilisez la en tant qu’outil de vérification

Dans d’autres rétrospectives, nous suivons le format standard des rétrospectives. Nous récupérons des données issues de notre précédente itération et nous essayons de générer des informations pertinentes.

C’est toutefois lors de la partie de la réunion de ‘définitions d’actions’ que nous y ajoutons la carte heuristique. Nous l’utilisons pour vérifier nos actions possibles d’améliorations et si elles entrent en conflict avec notre modèle idéal.

Dans ce format, vous filtrez les actions d’améliorations qui contredisent la vision.

Observer l’impact

Lors de la suivante ou des rétrospectives suivantes, nous vérifions les résultats des actions d’améliorations implémentées. Est-ce qu’elles nous ont rapproché de la prochaine condition cible identifiée ? Si oui, nous pouvons commencer à travailler sur la définition d’une nouvelle cilbe. Si non, nous essayons de comprendre ce qu’il s’est passé et nous réfléchissons à de nouvelles améliorations qui nous amèneraient à nous rapprocher de l’étape suivante. Et dans certains cas, cela peut nous prendre quelques rétrospectives pour atteindre éventuellement la cible.

D’un point de vue abstrait, la vision est devenu une pièce essentielle dans notre boîte à outils d’amélioration continue. Elle constitue une pièce essentielle du puzzle permettant de rendre des actions d’amélioration de manière soutenable et nous permettant de nous faire évoluer en tant qu’équipe.

Auteur : Nick Oostvogels
Source : Vision based retrospectives – avoiding conflicting improvements
Date de parution originale : 29 Octobre 2012

Traducteur : Nicolas Mereaux
Date de traduction : 21/11/2017

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